Direktor koji odobrava svaki popust

U mnogim tvrtkama koje su izrasle iz malih poduzeća postoji isti obrazac: gotovo svaka odluka prolazi preko vlasnika.

Popust za klijenta. Nabava novog alata. Iznimka u rokovima isporuke. Ništa od toga nije veliko samo po sebi, ali sve čeka.

Takav model ima smisla dok je tvrtka mala. Vlasnik najbolje poznaje posao i želi zadržati kontrolu. No kako tvrtka raste, on postaje usko grlo u gotovo svakom procesu. Klijenti čekaju odgovor. Zaposlenici ne mogu dovršiti posao. A vlasnik provodi dane odobravajući operativne sitnice umjesto da se bavi strateškim pitanjima.

Rješenje nije odreći se kontrole. Rješenje je kontrolu unaprijed definirati. Za to služi matrica odlučivanja, u praksi često nazvana i matricom ovlasti.

Zajedno s vama identificiram vrste odluka koje se u tvrtki redovito donose i za svaku definiramo pravila. Popust do određenog postotka prodavač odobrava samostalno. Veći odobrava voditelj prodaje. Iznad toga — vlasnik. Ista logika primjenjuje se na nabavu, rokove, zapošljavanje i druge česte odluke.

Za složenije odluke koristim DMN (Decision Model and Notation), standard koji nadopunjuje BPMN i omogućuje precizno modeliranje poslovnih pravila u obliku tablica odlučivanja. Prednost tog pristupa jest što se pravila mogu izravno ugraditi u informacijski sustav. Primjerice, ERP ili CRM može automatski usmjeriti zahtjev za odobrenjem pravoj osobi, ovisno o iznosu i vrsti transakcije.

Granice postavljate vi. Kontrola zato ostaje — samo više ne ovisi o tome jeste li danas u uredu. Svaka odluka i dalje je zabilježena i može se naknadno pregledati.

Promjena je obično vidljiva odmah. Odluke se donose brže. Zaposlenici preuzimaju veću odgovornost i to u pravilu dobro prihvaćaju, jer im time iskazujete povjerenje. Klijenti dobivaju odgovor isti dan. A vi dobivate natrag vrijeme za odluke koje doista zahtijevaju vas.

Koliko odluka danas prođe preko vašeg stola? Rado ću s vama proći taj popis.