Kako znati je li se IT ulaganje isplatilo?

Godinu dana nakon uvođenja novog sustava uprava ili vlasnici postave jednostavno pitanje: je li se ulaganje isplatilo?

Odgovor je često neodređen. „Mislim da je bolje." „Ljudi su se navikli." „Teško je reći."

To nije zato što ulaganje nije uspjelo. Nego zato što na početku nitko nije precizno definirao što znači uspjeh.

Zato na početku svakog projekta zajedno definiramo poslovne ciljeve i ključne pokazatelje uspješnosti (KPI). Ne općenite, poput „veće učinkovitosti" ili „bolje digitalizacije", nego konkretne i mjerljive. Koliko danas traje izrada ponude, a koliko bi trebala trajati? Koliki je postotak narudžbi s greškom? Koliko sati tjedno zaposlenici provode ručno prenoseći podatke između sustava? Koliko dana nakon zatvaranja mjeseca uprava dobiva financijske izvještaje? Koliko dugo traje naplata potraživanja?

Svaki pokazatelj mora imati definiran izvor podataka i način mjerenja, kako bi rezultati bili usporedivi.

Zatim mjerimo postojeće stanje. To je polazna vrijednost (baseline).

Nakon uvođenja sustava mjerimo ponovno — nakon tri mjeseca, šest mjeseci i godinu dana. Razlika je vaš odgovor. Jasan, izražen brojkama i razumljiv svakome tko ga treba čuti. Iz tih se podataka može izračunati i povrat ulaganja (ROI): koliko je ulaganje donijelo kroz uštedu vremena, smanjenje grešaka ili brži novčani tok u odnosu na ukupan trošak.

Takav pristup donosi i dodatnu korist. Kad su ciljevi jasni od početka, i izvođač zna prema čemu radi. Svaka odluka tijekom projekta — od prioritizacije funkcionalnosti do odobravanja izmjena — može se provjeriti jednim pitanjem: vodi li nas ovo prema ciljevima koje smo definirali?

A ako neki cilj nakon uvođenja nije ostvaren, točno znate gdje treba dodatno raditi — umjesto općenitog osjećaja da „nešto ne štima".

Za direktore koji odgovaraju vlasnicima ili nadzornom odboru to je razlika između dojma i činjenice.

Planirate li veće IT ulaganje? Javite mi se pa da zajedno definiramo kako ćete znati da je uspjelo.