Organigram koji nitko nije otvorio od 2019.

Kad je tvrtka imala petnaest zaposlenika, organigram nije bio potreban. Svi su znali sve.

Danas ih je pedeset. Organigram negdje postoji, ali ga već godinama nitko nije otvorio. Kao što to često biva u tvrtkama koje brzo rastu, organizacija se razvijala organski: novi ljudi zapošljavani su ondje gdje je u tom trenutku bilo potrebno, a nove uloge nastajale su usput.

To nije pogreška. To je znak uspjeha. Ali rast bez jasne strukture ima svoju cijenu.

Neki zaposlenici odgovaraju dvama nadređenima. Neki voditelji imaju preširok raspon kontrole — previše izravnih podređenih da bi ih stvarno mogli voditi. Neki poslovi pripadaju svima, a time zapravo nikome. A vlasnik je i dalje uključen u odluke koje bi trebali donositi drugi.

Zato izrađujem ažurnu organizacijsku shemu. Ne idealiziranu verziju iz udžbenika, nego onu koja odražava stvarno stanje: tko kome odgovara, tko donosi koje odluke, gdje se uloge preklapaju, a gdje ih nedostaje.

Shemu povezujem s modelima procesa i RACI matricom. Tako se vidi ne samo hijerarhija nego i stvarni tokovi rada između organizacijskih jedinica. Na temelju te analize predlažem promjene strukture usklađene s ciljevima tvrtke: novi raspored odgovornosti, nove uloge ili drukčiju raspodjelu timova.

Dobra organizacijska shema donosi jasnoću na svim razinama. Zaposlenici znaju kome se obratiti. Novi zaposlenici brže se snalaze. Voditelji imaju jasno definirane ovlasti i odgovornosti. A vlasnik vidi gdje može delegirati dio odluka i osloboditi vrijeme za strateške teme.

Postoji i tehnička dimenzija koja se često zanemaruje. Svaki moderan informacijski sustav — ERP, CRM ili sustav za upravljanje dokumentima — temelji se na organizacijskoj strukturi. Iz nje proizlaze tijekovi odobravanja (workflow), korisničke uloge i prava pristupa. Ako struktura nije jasna, ni sustav ne može biti dobro konfiguriran.

Organigram nije birokracija. To je karta koja pokazuje kako tvrtka može rasti, a da se pritom ne zaplete sama u sebe.

Koliko se vaša organizacija promijenila u posljednjih nekoliko godina? Rado ću poslušati vašu priču.