Put jedne narudžbe

Predlažem jednostavan eksperiment. Uzmite jednu narudžbu i pratite je od trenutka kad stigne do trenutka kad je naplaćena.

Narudžba stigne e-poštom. Netko je ručno prepiše u Excel tablicu. Prodaja telefonom provjeri stanje zaliha, jer skladište vodi vlastitu evidenciju. Voditelj odobri cijenu. Zatim se izrađuju ponuda, račun i otpremnica. Računovodstvo iste podatke ponovno unosi u svoj program.

Svaki od tih koraka ima svoje opravdanje. Netko ga je uveo s dobrim razlogom. No kad ih promatrate zajedno, slika postaje drukčija: isti se podaci unose tri puta, a narudžba više vremena provodi u čekanju nego u obradi.

To je analiza procesa. Zvuči apstraktno, a zapravo je vrlo konkretna. Pratim stvaran tijek posla od početka do kraja (end-to-end) i bilježim svaku aktivnost, svaku predaju između odjela i sustava te svako čekanje. Zatim mjerim ključne pokazatelje: ukupno trajanje procesa (lead time), stvarno vrijeme obrade i broj ručnih unosa podataka.

Rezultat je model procesa u BPMN notaciji, nadopunjen podacima o trajanju i opterećenju. Na njemu se jasno vidi gdje nastaju uska grla, gdje se podaci dupliciraju, a gdje se otvara prostor za greške.

Zatim zajedno s vama analiziram koje korake ima smisla spojiti, koje ukloniti, a koje automatizirati — primjerice integracijom web-trgovine, skladišne evidencije i računovodstvenog programa, kako bi se podatak unio samo jednom i automatski prenosio dalje.

Tvrtke koje prođu ovu analizu obično postignu tri stvari: kraći ciklus od narudžbe do naplate (order-to-cash), manji broj grešaka u dokumentaciji i zaposlenike koji se manje bave prepisivanjem, a više poslom za koji su zaposleni. Novac od kupaca stiže ranije, a klijenti primjećuju bržu i pouzdaniju uslugu.

Sve počinje jednim pitanjem: kojim putem zapravo ide jedna narudžba?

Ako vas zanima kako taj put izgleda u vašoj tvrtki, možemo ga proći zajedno. Prvi razgovor služi tome da procijenimo ima li smisla krenuti.