Znati kamo idete nije isto što i znati koliko ste daleko

Zamislite da planirate putovanje. Znate odredište, ali ne znate točno gdje se trenutačno nalazite.

Takav plan ne može biti dobar. Ne znate koliko je puta pred vama, koliko će trajati ni što trebate ponijeti.

S tvrtkama je slično. Mnoge imaju jasan cilj: bolju organizaciju, bržu uslugu, novi informacijski sustav. Znatno manje njih ima precizan odgovor na pitanje koliko su od tog cilja udaljene.

Taj odgovor daje analiza jaza (gap analysis). Kad su dokumentirani postojeće stanje (as-is) i ciljano stanje (to-be), stavljam ih jedno uz drugo i sustavno analiziram razlike. Područje po područje: poslovni procesi, organizacija i uloge, kompetencije zaposlenika, podaci i njihova kvaliteta, informacijski sustavi i njihova međusobna povezanost.

Za svaki identificirani jaz procjenjujem tri stvari: poslovni učinak njegova zatvaranja, potreban napor i ulaganje te ovisnosti o drugim promjenama. Neki se jazovi pokažu manjima nego što su se činili — dovoljno je promijeniti način rada, prilagoditi obrazac ili jasnije definirati odgovornosti. Drugi su veći i zahtijevaju ozbiljnije ulaganje, primjerice u novi sustav ili integraciju postojećih.

Iz te analize nastaje plan promjena (roadmap). Prioritete određujemo prema omjeru koristi i napora, uz poštovanje međusobnih ovisnosti. Najprije dolaze takozvane „brze pobjede" (quick wins) — promjene koje donose vidljiv rezultat uz malo truda i grade povjerenje u cijeli proces. Zatim slijede veće inicijative, raspoređene kroz vrijeme i proračun.

Najveća korist često je jasnoća. Umjesto općenitog osjećaja da „treba puno toga promijeniti", dobivate strukturiran popis konkretnih koraka s prioritetima i procjenom ulaganja. Takav dokument lakše je predstaviti partnerima, upravi ili banci, a koristan je i pri prijavi na natječaje za sufinanciranje digitalizacije. Lakše ga je provesti — i lakše je pratiti napredak.

Znate li kamo želite stići? Javite mi se pa da zajedno izmjerimo koliko ste daleko i kojim redom ima smisla krenuti.